Frequentemente, executivos e sócios de organizações de pequeno ou médio porte questionam a necessidade de utilizar os serviços de agência de viagens. Por que não comprar as passagens no site das aéreas? Por que não utilizar Booking.com, ou mesmo Airbnb, para hospedagem? Por que pagar comissões para um intermediário, se hoje “está tudo na internet”?
O benefício mais imediato é a redução da carga administrativa. Seja através de um sistema de self-booking que permita cotação centralizada ou através do atendimento por e-mail e telefone, é possível reduzir substancialmente as horas despendidas pelas empresas no planejamento das viagens. Quem já precisou remarcar uma passagem através do call center de uma companhia aérea, entende a vantagem de ter um agente à disposição para fazer as devidas alterações ou cancelamentos.
Quanto às tarifas, é possível que agências encontrem opções mais baratas do que as disponíveis na internet. As companhias aéreas disponibilizam tarifas promocionais exclusivamente através do canal de vendas das agências, eventualmente. Em rotas internacionais, a dinâmica de preços é mais complexa, e o apoio de um especialista para a cotação e a reserva também pode resultar em economia significativa.
A agência de viagens oferece a possibilidade de reserva de passagens, alternativa não disponível nos sites da maioria das companhias aéreas. Pode ser útil, por exemplo, para garantir um lugar no voo desejado até que uma determinada reunião seja confirmada ou cancelada. A reserva não tem custo e, na maioria das vezes, segura a tarifa até o prazo de emissão, que pode ser de algumas horas ou dias, dependendo da aérea e da data de embarque.
Outro relevante serviço de agência de viagens é o controle de bilhetes não voados. Muitas vezes, a multa cobrada pela aérea para reembolso em caso de no show é elevada, o que leva o passageiro a optar por manter o bilhete ativo para uma futura remarcação. O crédito remanescente, no entanto, tem validade de 1 ano a partir da emissão do bilhete, e só pode ser utilizado pelo mesmo passageiro na mesma companhia aérea. Quando não existe um controle rigoroso desses casos, pela empresa ou pela agência de viagens, a expiração dos créditos acontece com alguma frequência – por exemplo, no caso de desligamento de funcionários.
Através de relatórios gerenciais e do suporte à definição, implantação e revisão de políticas de viagens, a agência ajuda seus clientes na busca contínua pela redução de custos. É importante entender se as tarifas obtidas estão em patamar razoável, identificar centros de custo, gestores ou passageiros que têm histórico de gastos elevados, estimar o benefício do aumento da antecedência das emissões de passagens aéreas e avaliar a possibilidade de negociação de descontos com companhias aéreas e hotéis mais utilizados.
Há ainda algumas facilidades operacionais: uma agência tem canal diferenciado de atendimento nas companhias aéreas. O cancelamento sem custo de bilhetes no mesmo dia da emissão, obrigatório pela regulamentação vigente, pode ser um processo burocrático caso a compra tenha sido feita no canal direto. Via agência, o processo é bem mais simples.
Em resumo, o serviço de agência de viagens pode ajudar a empresa a gastar menos tempo e dinheiro com planejamento e gestão de voos e hospedagem.
Se a organização em que você trabalha realiza apenas uma ou duas viagens nacionais por mês, pode ser mesmo mais simples emitir diretamente no site das companhias. Se viaja mais do que isso, vale conhecer bons serviços de agência de viagens corporativas.
Caso queira saber como a Carpus pode ajudar sua empresa no planejamento e gestão das viagens, com foco em redução de custos, agende uma reunião com nossa equipe.
